Kancelář jako Spotify Bez CD, jen online – jak bude vypadat pracovní prostředí zítřka?

Když lidé volí gauč před kanceláří, problém není home office. Problém je kancelář, která jim nenabídne nic víc než jejich vlastní obývák. Adam Zvada staví na myšlence Live Your Workday, a ovlivňuje novou éru moderního pracovního prostředí.

Jak budou vypadat kanceláře za deset let?

Za deset let už kancelář nebude primárně „pronajatý prostor“. Bude to služba, platforma a v určitém smyslu předplatné. Podobně jako jsme si zvykli, že hudbu neposloucháme z CD, ale přes Spotify. U kanceláří se bude dít totéž. Firmy nebudou chtít vlastnit židle, kabely, recepci, zasedačky a fit-out. Budou chtít přístup k pracovnímu ekosystému, který se umí přizpůsobit jejich aktuální potřebě. To znamená méně fixních metrů a více volby. Jeden den potřebujete tichou zónu na soustředění, druhý den zasedačku pro workshop, třetí den eventový prostor pro klienty a čtvrtý den menší kancelář pro projektový tým. Kancelář budoucnosti nebude o tom, že každému přidělíte stůl. Bude o tom, že každému dáte možnost vybrat si prostředí podle práce, kterou zrovna dělá.

V Organice jsme tento princip postavili na Activity-Based Working. Máme šest zón: Welcome, Socialize, Work, Focus, Relax a Meet. Člověk během dne přirozeně přechází mezi soustředěním, spoluprací, schůzkami, kávou, odpočinkem a socializací z komunitou stejně smýšlejících profesionálů.

A k tomu bude čím dál důležitější obsah. Kancelář budoucnosti nebude jen dobře navržený prostor. Bude mít i vlastní program – workshopy k produktivitě, AI, leadershipu nebo firemní kultuře, wellbeingové aktivity, networking a menší komunitní momenty, díky kterým centrum žije. Lidé se pak nevracejí jen do budovy, ale do prostředí, kde se něco děje.

Proč lidé nechtějí chodit do kanceláře?

Mnoho kanceláří lidem pořád nedává dost dobrý důvod, aby do nich přišli. Home office ukázal, že spoustu práce zvládneme odkudkoli. Když pak po člověku chcete, aby jel půl hodiny do kanceláře, otevřel stejný notebook a celý den seděl na videohovorech v hlučném open space, tak je logické, že si řekne: proč bych to dělal?

Největší problém tedy není home office. Největší problém je kancelář, která nemá jasnou hodnotu. Lidé nechodí do práce kvůli kanceláři, svému stolu s židlí nebo rychlému internetu.  Vracejí se kvůli lidem, kultuře, rychlejším rozhodnutím, inspiraci a pocitu, že ten den byl lepší, než kdyby ho strávili sami doma.

Kancelář dnes musí být upgrade, ne downgrade. Musí nabídnout kvalitní zasedačky, tiché zóny, skvělou kávu, servis, dobré světlo, akustiku, komunitu a energii místa, vše doplněné programy a aktivitami podporujícími nejen profesní rozvoj, ale i vlastní životní styl. 

V Organice jsme proto nepřemýšleli jen o kancelářích, ale o celém pracovním dni. Ráno káva od baristy, potom soustředěná práce, schůzka, workshop, chvíle v relaxační zóně a večer třeba komunitní akce. To už není kancelář ve starém slova smyslu. To je prostředí, které lidem dává důvod přijít dobrovolně.

Co firmy podceňují při budování pracovního prostředí?

Nejvíc podceňují provoz a každodenní zkušenost. Hodně firem si myslí, že když udělají hezký fit-out, koupí dobrý nábytek a dají logo na stěnu, mají hotovo. Jenže tím to teprve začíná. Kancelář není projekt, který skončí předáním stavby. Kancelář je služba, která musí fungovat každý den.

Firmy šetří na nepravých místech, jako je akustika, světlo, vzduch, ergonomie, technologie, servis, recepce, rychlost řešení požadavků i práce se zpětnou vazbou. Když si firma provozuje kancelář sama, často zjistí, že místo svého core byznysu řeší jak nahradit nemocnou nebo nefungující recepční, IT support, úklid, nedostatečnou klimatizaci, nefungující tiskárny, dodavatele a jejich faktury na neschválené objednávky, drahé přestavby a spoustu malých problémů, které dohromady berou obrovské množství energie.

Proto věříme v model Office-as-a-Service. Firma nemusí vázat kapitál do vlastního fit-outu, nemusí roky plánovat prostor a nést riziko, jestli bude za rok potřebovat o dvacet lidí víc nebo míň. Platí za službu a využívá tolik prostoru a podpory, kolik skutečně potřebuje.

V Ostravě bude tohle téma podle mne čím dál silnější. Výstavba, technologie, energie i práce odborníků zdražují. Čas a kapitál jsou pro firmy drahé. Prémiové flexibilní řešení proto nemusí být dražší alternativa. Často je to naopak racionální cesta, jak získat vyšší kvalitu, rychlost a flexibilitu bez zbytečného rizika. Levněji si to postavit sám - to vypadá dobře často jen na začátku, to mi věřte.

Mají manažeři problém v řízení lidí na dálku nebo udržet firemní kulturu?

Řídit úkoly na dálku dnes většina manažerů zvládne. Máme Microsoft Teams, Slack, videokonference, sdílené dokumenty, reporting, projektové nástroje, tady problém nevidím. Mnohem těžší je udržet kulturu, důvěru a energii týmu. Firemní kultura totiž nevzniká v prezentaci ani v online meetingu. Vzniká v běžných drobnostech – jak spolu lidé mluví po poradě, jak se nováček učí od zkušenějšího kolegy, jak se řeší problém, nebo jak vznikne dobrý nápad u kávy.

Proto podle mne kancelář budoucnosti nemá být místo kontroly. Nemá sloužit k tomu, aby manažer viděl, kdo sedí na židli. Má být místem, kde se firma potkává, kde vznikají vztahy, důvěra a společná energie.

Co firmám dlouhodobě pomáhá zefektivnit práci?

Uvedu principy, které se díky našemu pracovnímu prostředí daří implementovat našim klientům a většinou to nejsou žádné složité věci. Jen je potřeba je opravdu dodržovat. 

První princip je neměřit docházku, ale výsledek. To, že někdo sedí osm hodin v kanceláři, ještě neznamená, že vytvořil hodnotu.

Druhá věc je chránit lidem čas na soustředění. Dnes často zabíjíme nejproduktivnější část dne meetingy. Přitom spousta schůzek mohla být e-mail nebo krátká zpráva. Naopak brainstorming, onboarding nováčků, řešení složitějšího problému nebo budování vztahů mají v osobním setkání obrovskou sílu.

Třetí princip je používat prostor podle typu práce. Když potřebuji klid, nemám sedět v ruchu kuchyňky. Když potřebuji týmovou energii, nemám být zavřený sám v kanceláři. Proto v našich centrech pracujeme s různými zónami – na soustředění, spolupráci, rychlé hovory, schůzky i neformální setkávání.

A pak je důležité dávat lidem příležitost se učit, potkávat, relaxovat a bavit se. Proto u nás programy nejsou doplněk, ale součást pracovního prostředí. Jednou to může být workshop o AI, jindy leadership, hybridní meetingy, vyjednávání, práce se stresem nebo lekce jogy, pilates, společný turnaj ve stolním fotbale nebo na Playstationu, večerní after party nebo ranní komunitní snídaně. 

Umíte vůbec pracovat z domu?

Umím, ale jen na určitý typ práce. Mám pravidelný rytmus, home office jeden den z týdne, protože potřebuji velmi často v klidu přemýšlet, psát nebo si připravit strategii. Na to je home office skvělý. Na budování firmy, vztahů, inovace a předávání znalostí či dělání rychlých rozhodnutí jsem s lidmi offsite.

Máte prostor vypnout, sportovat, nebo jste stále online?

No comment, nejsem spokojený se svým time
managementem. Poslední dobu jsem musel obětovat kvůli firmě hodně ze svého volného času. Jsem určitě víc online, než bych chtěl být. Když stavíte firmu, řešíte expanzi, tým, klienty, finance, nové lokality a značku, hlava jede skoro pořád. Ale každý vrcholový manager musí umět relaxovat, odpočívat, je to součást dlouhodobého výkonu. Mně pomáhal sport - tenis, kolo, pohyb obecně. A samozřejmě čas s rodinou nebo
cestování. Ne vždy se mi daří vypnout tak, jak bych chtěl, ale čím déle firmu vedu, tím víc vím, že bez regenerace člověk ztratí nadhled i energii.

I proto věřím našemu konceptu. Pracovní prostředí nemá člověka jen vyčerpat a večer ho poslat domů. Má mu pomoct zvládnout den lépe – soustředit se, potkat se s lidmi, načerpat energii, na chvíli přepnout. Výkonnost není jen o tom vydržet co nejdéle. Je o tom fungovat nejlépe.